6/2020. (III.24.) Rektori, kancellári utasítás a veszélyhelyzet idején alkalmazandó szervezeti, gazdasági eljárások részletszabályairól

A nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény 13/A. § (1) bekezdése, valamint a Liszt Ferenc Zeneművészeti Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Rendje 31. § (2) bekezdés j) pontja, valamint 33.§ (1) bekezdés c) és k) pontjai alapján fennálló jogkörünkben eljárva az alábbi rektori, kancellári utasítást (továbbiakban: Utasítás) adjuk ki.

Az Utasítás hatálya
1. §

Az Utasítás hatálya kiterjed az Egyetemen rektori és kancellári hatáskörben foglalkoztatott közalkalmazottakra és munkavállalókra (a továbbiakban együtt: alkalmazottak).

Az Utasítás célja
2. §

Az Utasítás célja, hogy az élet- és vagyonbiztonságot veszélyeztető tömeges megbetegedést okozó humánjárvány megelőzése, illetve következményeinek elhárítása, a magyar állampolgárok egészségének és életének megóvása érdekében elrendelt veszélyhelyzet során teendő intézkedésekről szóló Kormányrendeletekkel összhangban rögzítse a munkavégzés során alkalmazandó eljárási szabályokat, és a követendő eljárást.

Eljárási szabályok
3. §

(1) Az Egyetem vezetése a veszélyhelyzet fennállása alatt a szokásos Koordinációs Vezetői Értekezlet és egyéb munka-megbeszélések rendjét felfüggeszti. A vezetők közötti kapcsolattartás alapvetően az elektronikus eszközök használatával valósul meg. A rektor és a kancellár a vezetők számára hétfői napokon biztosítja a feladat ellátásához szükséges személyes konzultációk lehetőségét. Az Egyetem vezetése elrendeli a folyamatos munkavégzés távmunka keretén belül történő elvégzését, és biztosítja ennek infrastrukturális feltételeit ott, ahol ezt a munkakör, illetve az elvégzendő feladatok lehetővé teszik.

(2) Az Egyetem a kiadmányozási rendnek megfelelő kiadmányozások, kötelezettségvállalások és utalványozások aláírását hétfői napokon biztosítja. Minden keretgazda ennek figyelembe vételével időben készítse elő az ezekhez kapcsolódó dokumentumokat a kapcsolódó előírások és szabályok szerint 12 óráig. Amennyiben a helyzetre tekintettel a vonatkozó szabály vagy előírás nem betartható, azt előzetesen a keretgazda rövid indoklása alapján a kancellár hagyja jóvá.

(3) Az egyes szervezeti egységek vezetői kötelesek biztosítani a saját szervezeti egységükben a folyamatos munkavégzés megszervezését oly módon, hogy szervezeti egységenként legalább egy munkatárs személyes jelenléte minden héten hétfőn biztosított legyen 09.00 és 15.00 óra között. Ettől eltérő ügyeleti rendet bármely szervezeti egység vonatkozásában a munkáltatói jogkör gyakorlója jogosult engedélyezni. A szabadságon, vagy keresőképtelen állományban tartózkodó személyeken kívüli, és a fentiek szerint jelen nem levő alkalmazottak esetében a távmunkavégzés elrendelése szükséges, ha annak feltételei adottak. Az ilyen módon munkát végző kollégák elérhetőségét munkanapokon 9-17 óra között szükséges biztosítani.

(4) A személyes jelenléttel megvalósuló munkavégzés során lehetőség szerint kerülendő a tömegközlekedés használata. A személyes jelenléttel megvalósuló munkavégzés esetén a gépjárművel történő munkába járás során hetente, személyenként maximum két alkalommal, napi maximum hat órában történő parkolási díj utólag elszámolható, a szervezeti egység vezetőjének igazolása mellett. Amennyiben mobiltelefonnal történik a parkolás, az intézményi mobiltelefonnal, vagy a saját mobiltelefonnal történő parkolás javasolt, elsődlegesen a Wesselényi utca 52.-ben található telephely vonzáskörzetében, a VII. kerületben, az Erzsébet körút és a Rottenbiller utca közötti területeken.

(5) Ha az alkalmazott a szükséges képességgel és tudással rendelkezik, a munkairányítási jogkör gyakorlója a megszokott munkaköri feladatai közé nem tartozó feladatok elvégzésére is utasíthatja, melyet az alkalmazott köteles végrehajtani, amennyiben az rá nézve aránytalan sérelemmel nem jár.

(6) A szervezeti egység vezetőjének felelőssége a távmunkavégzés során a feladatok kiadásáról, és annak elvégzése ellenőrzéséről történő gondoskodás. A feladatok folyamatos kiadása és ellenőrzése a munkairányítási jog gyakorlójának kötelezettsége. A munkavégzés kezdetének és végének ellenőrzésének módjáról (e-mailen, telefonon, számítógépes vagy mobil alkalmazásban történő bejelentkezés stb.) a munkairányítási jogkör gyakorlója rendelkezik, melyet az alkalmazottak kötelesek végrehajtani. A közalkalmazottak és munkavállalók munkarendje a távmunkavégzés ideje alatt a közalkalmazottak és munkavállalók hagyományos foglalkoztatás szerinti munkarendjéhez igazodik, így akik erre kötelezett voltak, továbbra is kötelesek a munkaidő-nyilvántartás vezetésére (jelenléti ív), melyen a távmunkavégzés tényét megjegyzésben jelölik.

(7) A távmunkavégzés során az alkalmazott életvitelszerű lakóhelyén tartózkodik, feladatait saját vagy az Egyetem által biztosított eszközökkel látja el. A kapcsolattartás, feladatkiadás és az elvégzett feladatok továbbítása elektronikus úton történik. Az alkalmazott köteles munkaidejében a telefonhívásokra válaszolni, elektronikus leveleit, a munkairányítási jogkör gyakorlója által meghatározott alkalmazás üzeneteit figyelemmel kísérni, azokra érdemi válaszokat adni, szükség esetén továbbítani, a kijelölt feladatokat elvégezni, munkája eredményét elektronikusan megküldeni a munkairányítási jogkör gyakorlójának vagy az általa kijelölt személynek vagy szervnek. Az alkalmazott köteles munkaidejében munkára képes állapotban rendelkezésre állni, munkát végezni.

(8) A távmunkavégzés feltétele, hogy a szükséges eszközök és a kommunikációs kapcsolat (számítógép és annak tartozékai, internetelérés) rendelkezésre álljanak, azok munkavégzésre alkalmas állapotban legyenek. Az Egyetem biztosítja a szerverek elérhetőségét, valamint a rendelkezésre álló források erejéig, egyedi elbírálás alapján a szükséges eszközöket. Az alkalmazott az Egyetem által biztosított munkaeszközök használatát más személyek részére nem engedheti át, köteles azokat rendeltetésszerűen használni, károsodástól megóvni, tárolásukról és őrzésükről megfelelően gondoskodni. A szabályszerűen, jegyzőkönyvvel dokumentáltan átadott és átvett eszközökért az alkalmazott megőrzési felelősséggel tartozik. A távmunkavégzés megszűnése vagy az Egyetem rendelkezése esetén az alkalmazott köteles a rendelkezésére bocsátott eszközöket hiánytalanul visszaszolgáltatni, az átvett eszközökkel elszámolni. Az alkalmazott haladéktalanul tájékoztatni köteles a munkairányítási jogkör gyakorlóját minden olyan körülményről, amely a munkavégzését akadályozza vagy kizárja (pl. eszközök vagy hálózat megrongálódása, meghibásodása, internetszolgáltatás kimaradása vagy akadozása, energiakimaradás stb). Az alkalmazott ezen feltételek meglétét (lakás biztonsága, munkaeszközök, iratok tárolására alkalmas eszközök stb.) biztosítja.

(9) Az alkalmazott köteles a távmunkavégzés során is a munkavédelmi előírásokat betartani. Munkavégzése során köteles minden olyan magatartástól tartózkodni, amely az egészséges és biztonságos munkavégzést akadályozza. A távmunkavégzés során fellépő, munkavégzést akadályozó, vagy baleseti veszélyhelyzetet eredményező rendellenességet, vagy a munkavégzés során bekövetkezett balesetet az alkalmazott köteles haladéktalanul jelenteni a munkairányítási jogkör gyakorlójának, továbbá a veszélyhelyzetet a tőle elvárható módon csökkenteni vagy megszüntetni.

(10) Az alkalmazott köteles legkésőbb a távmunkavégzés megszűnésekor minden iratot, adathordozót visszaszolgáltatni az Egyetemnek. Az alkalmazott csak a távmunkavégzéshez feltétlenül szükséges iratokat, adathordozókat jogosult magával vinni az Egyetem telephelyeiről, és gondoskodni köteles azok biztonságos kezeléséről, megőrzéséről. Azokat a dokumentumokat, amelyek a távmunkavégzéshez már nem szükségesek, haladéktalanul köteles visszajuttatni az Egyetem telephelyeire. Az alkalmazott az adat- és titokvédelemmel kapcsolatos előírásokat, utasításokat a távmunkavégzés során is köteles betartani, valamint biztosítani, hogy azok harmadik fél tudomására ne jussanak.

(11) Az időszakos, ismétlő egészségügyi alkalmassági vizsgálatok a veszélyhelyzet megszűnéséig felfüggesztésre kerülnek, az ezen időszak alatt lejáró igazolások érvényessége a veszélyhelyzet megszűnését követő 15. napig meghosszabbodik. A veszélyhelyzet megszűnését követően az Egyetem haladéktalanul intézkedik az időközben esedékessé vált vizsgálatokra történő beosztásról, ezzel kapcsolatban az érintettekkel felveszi a kapcsolatot. A jogviszony létesítését megelőző és soron kívüli egészségügyi alkalmassági vizsgálatok elvégzése az egészségügyi szolgáltató telephelyein, telefonos időpontegyeztetést követően történik.

(12) A szervezeti egységek vezetői köteles gondoskodni arról, hogy 2020.06.30-ig az időarányos szabadságok lehetőség szerint kiadásra kerüljenek.

(13) Azon munkakörök és alkalmazottak esetében, ahol személyes munkavégzésre az Egyetem vagy az alkalmazott oldalán felmerülő okból nincs mód, és a távmunkavégzés feltételei nem biztosíthatóak, az alkalmazott nincs keresőképtelen állományban, fizetett vagy fizetés nélküli szabadságon, szülési szabadságon, vagy egyéb okból nem mentesül a munkavégzés alól, az alkalmazott az érintett munkanapokon állásidőn van, részére alapbére jár. Az alkalmazottat ebben az esetben is terheli a rendelkezésre állási és együttműködési kötelezettség. Az állásidő elrendeléséről a munkairányítási jogkör gyakorlója 3 példányban feljegyzést készít, melyet iktatás után jóváhagyásra elektronikusan megküld a munkáltatói jogkör gyakorlójának. A feljegyzés egy példánya a szervezeti egységet, egy az alkalmazottat, egy a Munkaügyi és Illetményszámfejtési Osztályt illeti.

Záró rendelkezések
4. §

(1) Az Utasításban nem szabályozott kérdésekben a mindenkor hatályos kormányrendeletek és belső szabályozók rendelkezéseit kell alkalmazni.

(2) Jelen utasítás a veszélyhelyzet idején alkalmazandó szervezeti, gazdasági eljárásokról szóló 5/2020. (III.16.) Rektori, kancellári utasítást hatályon kívül helyezi. Jelen rektori és kancellári közös utasítás 2020. március 24-án lép hatályba, és visszavonásig hatályos.

Budapest, 2020. március 24.